Chính sách Phòng chống Tham nhũng và Hối lộ
Hà Sơn không khoan nhượng với tham nhũng và hối lộ dưới mọi hình thức. Chính sách này áp dụng cho Ban Giám đốc, toàn bộ nhân viên, cộng tác viên, đại lý, nhà phân phối, nhà thầu phụ, tư vấn, môi giới và mọi bên thứ ba khi làm việc cho hoặc nhân danh Hà Sơn, trong mọi giao dịch ở Việt Nam và nước ngoài.
1. Cam kết của Ban Giám đốc
“Khách hàng chọn Hà Sơn vì chất lượng, giá cả và dịch vụ, và chúng tôi muốn điều đó luôn đúng như vậy. Một hợp đồng có được nhờ hối lộ là hợp đồng chúng tôi không muốn có. Nếu bạn thấy điều gì không đúng, hãy báo cáo. Công ty sẽ bảo vệ người báo cáo với thiện chí, kể cả khi điều đó khiến chúng tôi mất một cơ hội kinh doanh.”
Nguyễn Tài Sơn – Giám đốc, Trưởng ban Tuân thủ
2. Các hành vi bị nghiêm cấm
Không ai được thực hiện, trực tiếp hay thông qua người khác, các hành vi sau:
- Hối lộ: đưa, hứa, gợi ý, đòi hoặc nhận bất kỳ lợi ích nào để tác động đến quyết định kinh doanh hay nhiệm vụ công vụ.
- “Phí bôi trơn”: chi tiền để đẩy nhanh thủ tục hành chính, thông quan, cấp phép, kiểm tra, ở bất kỳ mức nào.
- Tiền mặt và vật tương đương: tặng hoặc nhận tiền mặt, séc, thẻ quà tặng, voucher, vàng bạc.
- Lạm dụng chức vụ, xung đột lợi ích: trục lợi từ hợp đồng, nhà cung cấp, khách hàng; dùng thông tin mật để giành lợi thế; tuyển dụng người thân của đối tác, quan chức để đổi lấy lợi ích.
- Dùng bên thứ ba để lách: để đại lý, môi giới, nhà thầu phụ làm thay những việc Hà Sơn không được làm.
- Gian lận sổ sách: chứng từ giả, hạch toán sai bản chất, chia nhỏ hợp đồng/thanh toán để né kiểm soát, thanh toán vào tài khoản không chính chủ.
- Tài trợ, từ thiện, chính trị sai mục đích: tài trợ để đổi lấy ưu đãi; đóng góp chính trị nhân danh công ty.
- Che giấu và trả đũa: biết mà không báo cáo; đe dọa, trù dập người báo cáo.
3. Quà tặng, chiêu đãi và tiếp khách
| Trường hợp | Quy định |
| Quà quảng bá có logo; quà, chiêu đãi giá trị nhỏ mang tính xã giao | Được phép, nếu minh bạch và không nhằm tác động đến quyết định kinh doanh |
| Tổng giá trị trên 100 USD (hoặc tương đương)/năm với cùng một đối tượng | Phải được Trưởng ban Tuân thủ phê duyệt trước |
| Tiền mặt, thẻ quà tặng, voucher; du lịch, chiêu đãi xa xỉ; đòi quà từ đối tác | Cấm |
Chi phí tiếp khách phải có mục đích kinh doanh hợp pháp, được phê duyệt đúng thẩm quyền và có chứng từ hợp lệ. Quà vượt hạn mức phải được báo cho Trưởng ban Tuân thủ và có thể bị hoàn trả. Gửi quý khách hàng và nhà cung cấp: xin vui lòng không gửi quà có giá trị cho nhân viên Hà Sơn.
4. Yêu cầu đối với nhà cung cấp, đại lý và đối tác
- Tuân thủ chính sách này và pháp luật phòng, chống tham nhũng; ký cam kết tuân thủ khi được yêu cầu.
- Cung cấp thông tin thẩm định trước khi hợp tác và khi đánh giá định kỳ.
- Hợp đồng bằng văn bản có điều khoản chống tham nhũng; Hà Sơn có quyền đơn phương chấm dứt khi phát hiện vi phạm.
- Chỉ nhận thanh toán vào tài khoản chính thức đứng tên đối tác; hoa hồng, phí dịch vụ phải tương xứng với công việc thực tế.
- Báo cho Hà Sơn nếu nhân viên Hà Sơn gợi ý, đòi hỏi lợi ích không chính đáng.
5. Minh bạch tài chính, tài trợ và chính trị
Mọi giao dịch được ghi nhận trung thực, đầy đủ, có chứng từ hợp lệ và được lưu trữ theo quy định pháp luật. Công ty kiểm toán nội bộ hằng năm và sẵn sàng hợp tác với kiểm toán độc lập, kiểm toán của khách hàng. Tài trợ, từ thiện phải có đề xuất bằng văn bản, được phê duyệt trước và hạch toán riêng. Hà Sơn không tài trợ hay tham gia bất kỳ hoạt động chính trị, đảng phái, chiến dịch bầu cử nào.
6. Kênh tiếp nhận báo cáo vi phạm
Bất kỳ ai phát hiện hoặc nghi ngờ hành vi tham nhũng, hối lộ liên quan đến Hà Sơn xin báo cáo qua:
| Kênh | Thông tin liên hệ |
| Hotline báo cáo vi phạm | 0904 288 018 |
| Trưởng ban Tuân thủ | info@hason.vn |
- Có thể báo cáo nặc danh hoặc ghi tên. Không cần chứng minh vi phạm, chỉ cần có cơ sở hợp lý để nghi ngờ.
- Danh tính và nội dung báo cáo được bảo mật. Người trả đũa người báo cáo với thiện chí sẽ bị kỷ luật đến mức sa thải; báo cáo sai sự thật có chủ ý sẽ bị xử lý.
- Quy trình: xác nhận tiếp nhận trong [05] ngày làm việc → xác minh khách quan, người có xung đột lợi ích không tham gia → kết luận sơ bộ trong [30] ngày, lập biên bản, lưu hồ sơ → thông báo kết quả cho người báo cáo trong phạm vi bảo mật cho phép.
7. Đào tạo, giám sát và xử lý vi phạm
Trưởng ban Tuân thủ báo cáo trực tiếp Ban Giám đốc, có đủ thẩm quyền giám sát, điều tra và xử lý. Nhân viên mới được đào tạo khi gia nhập, nhân viên hiện hữu được đào tạo lại hằng năm; đối tác quan trọng ký cam kết tuân thủ. Vi phạm được xử lý từ khiển trách đến sa thải theo pháp luật lao động và quy định nội bộ; hành vi có dấu hiệu tội phạm được chuyển cơ quan chức năng; đối tác vi phạm bị chấm dứt hợp tác. Chính sách được rà soát định kỳ và thay thế các phiên bản trước.
