Hà Sơn không khoan nhượng với tham nhũng và hối lộ dưới mọi hình thức, đồng thời kiểm soát chặt các tình huống xung đột lợi ích để mọi quyết định kinh doanh đều khách quan. Chính sách này áp dụng cho Ban Giám đốc, toàn bộ nhân viên, cộng tác viên, đại lý, nhà phân phối, nhà thầu phụ, tư vấn, môi giới và mọi bên thứ ba khi làm việc cho hoặc nhân danh Hà Sơn, trong mọi giao dịch ở Việt Nam và nước ngoài.
- Cam kết của Ban Giám đốc
“Khách hàng chọn Hà Sơn vì chất lượng, giá cả và dịch vụ, và chúng tôi muốn điều đó luôn đúng như vậy. Một hợp đồng có được nhờ hối lộ, hay nhờ một mối quan hệ riêng không được công khai, là hợp đồng chúng tôi không muốn có. Chúng tôi yêu cầu mọi nhân viên minh bạch về những mối quan hệ có thể ảnh hưởng đến quyết định của mình. Nếu bạn thấy điều gì không đúng, hãy báo cáo. Công ty sẽ bảo vệ người báo cáo với thiện chí, kể cả khi điều đó khiến chúng tôi mất một cơ hội kinh doanh.”
Nguyễn Tài Sơn – Giám đốc, Trưởng ban Tuân thủ
- Các hành vi bị nghiêm cấm
Không ai được thực hiện, trực tiếp hay thông qua người khác, các hành vi sau:
- Hối lộ: đưa, hứa, gợi ý, đòi hoặc nhận bất kỳ lợi ích nào để tác động đến quyết định kinh doanh hay nhiệm vụ công vụ.
- “Phí bôi trơn”: chi tiền để đẩy nhanh thủ tục hành chính, thông quan, cấp phép, kiểm tra, ở bất kỳ mức nào.
- Tiền mặt và vật tương đương: tặng hoặc nhận tiền mặt, séc, thẻ quà tặng, voucher, vàng bạc.
- Lạm dụng chức vụ, che giấu xung đột lợi ích: trục lợi từ hợp đồng, nhà cung cấp, khách hàng; dùng thông tin mật để giành lợi thế; tuyển dụng người thân của đối tác, quan chức để đổi lấy lợi ích; không kê khai xung đột lợi ích hoặc vẫn tham gia quyết định khi biết mình có xung đột lợi ích.
- Dùng bên thứ ba để lách: để đại lý, môi giới, nhà thầu phụ làm thay những việc Hà Sơn không được làm.
- Gian lận sổ sách: chứng từ giả, hạch toán sai bản chất, chia nhỏ hợp đồng/thanh toán để né kiểm soát, thanh toán vào tài khoản không chính chủ.
- Tài trợ, từ thiện, chính trị sai mục đích: tài trợ để đổi lấy ưu đãi; đóng góp chính trị nhân danh Công ty.
- Che giấu và trả đũa: biết mà không báo cáo; đe dọa, trù dập người báo cáo.
- Quà tặng, chiêu đãi và tiếp khách
| Trường hợp | Quy định |
| Quà quảng bá có logo; quà, chiêu đãi giá trị nhỏ mang tính xã giao | Được phép, nếu minh bạch và không nhằm tác động đến quyết định kinh doanh |
| Tổng giá trị trên 100 USD (hoặc tương đương)/năm với cùng một đối tượng | Phải được Trưởng ban Tuân thủ phê duyệt trước |
| Tiền mặt, thẻ quà tặng, voucher; du lịch, chiêu đãi xa xỉ; đòi quà từ đối tác | Cấm |
Chi phí tiếp khách phải có mục đích kinh doanh hợp pháp, được phê duyệt đúng thẩm quyền và có chứng từ hợp lệ. Quà vượt hạn mức phải được báo cho Trưởng ban Tuân thủ và có thể bị hoàn trả. Gửi quý khách hàng và nhà cung cấp: xin vui lòng không gửi quà có giá trị cho nhân viên Hà Sơn.
- Quản lý xung đột lợi ích
Xung đột lợi ích là tình huống lợi ích riêng của nhân viên hoặc người thân của họ ảnh hưởng, có thể ảnh hưởng, hoặc bị người khác có cơ sở cho là ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc một cách khách quan, vì lợi ích của Hà Sơn và khách hàng.
Các tình huống thường gặp (của nhân viên hoặc người thân của họ):
- Sở hữu vốn, giữ chức vụ, hoặc làm việc tại khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh của Hà Sơn;
- Từng làm việc tại khách hàng hoặc nhà cung cấp trong 03 năm gần nhất và nay phụ trách chính đối tác đó;
- Người thân công tác tại cơ quan nhà nước có giao dịch trực tiếp với Hà Sơn (hải quan, thuế…);
- Làm thêm, làm cộng tác viên, tư vấn, đại lý hoặc kinh doanh riêng trong cùng lĩnh vực hay cho đối tác của Hà Sơn;
- Vay, cho vay, bảo lãnh hoặc có giao dịch tài chính cá nhân với đối tác;
- Người thân cùng làm việc trong một chuỗi phê duyệt tại Hà Sơn; giao dịch của Công ty với doanh nghiệp do người thân của lãnh đạo sở hữu.
Cách Hà Sơn quản lý xung đột lợi ích:
- Kê khai bắt buộc: mọi nhân viên kê khai khi nhận việc, định kỳ hằng năm và trong 05 ngày làm việc khi phát sinh tình huống mới, kể cả khi không có xung đột lợi ích.
- Rà soát độc lập: Trưởng ban Tuân thủ đánh giá từng bản kê khai và quyết định biện pháp kiểm soát; trường hợp liên quan đến lãnh đạo, việc rà soát và phê duyệt do thành viên góp vốn khác thực hiện theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
- Không tham gia quyết định: người có xung đột lợi ích không được đề xuất, đánh giá, đàm phán, phê duyệt, nghiệm thu hay thanh toán giao dịch liên quan.
- Biện pháp kiểm soát: giao người khác phụ trách, bổ sung cấp phê duyệt độc lập, yêu cầu chấm dứt lợi ích gây xung đột, hoặc từ chối giao dịch khi cần.
- Minh bạch với khách hàng: khi khách hàng yêu cầu, Hà Sơn kê khai trung thực các mối quan hệ có liên quan và cập nhật khi có thay đổi.
- Bảo mật: thông tin kê khai chỉ được dùng cho mục đích kiểm soát xung đột lợi ích và được bảo vệ theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Có xung đột lợi ích không phải là vi phạm. Không kê khai, kê khai không trung thực, hoặc vẫn tham gia quyết định mới là vi phạm.
- Yêu cầu đối với nhà cung cấp, đại lý và đối tác
- Tuân thủ chính sách này và pháp luật phòng, chống tham nhũng; ký cam kết tuân thủ khi được yêu cầu.
- Cung cấp thông tin thẩm định trước khi hợp tác và khi đánh giá định kỳ.
- Thông báo cho Hà Sơn nếu doanh nghiệp, chủ sở hữu hoặc người đại diện của quý vị có quan hệ thân nhân, sở hữu, việc làm hay giao dịch tài chính với nhân viên Hà Sơn; không tạo ra hoặc lợi dụng tình huống xung đột lợi ích với nhân viên Hà Sơn.
- Hợp đồng bằng văn bản có điều khoản phòng chống tham nhũng và xung đột lợi ích; Hà Sơn có quyền đơn phương chấm dứt khi phát hiện vi phạm.
- Chỉ nhận thanh toán vào tài khoản chính thức đứng tên đối tác; hoa hồng, phí dịch vụ phải tương xứng với công việc thực tế.
- Báo cho Hà Sơn nếu nhân viên Hà Sơn gợi ý, đòi hỏi lợi ích không chính đáng.
- Minh bạch tài chính, tài trợ và chính trị
Mọi giao dịch được ghi nhận trung thực, đầy đủ, có chứng từ hợp lệ và được lưu trữ theo quy định pháp luật. Công ty kiểm toán nội bộ hằng năm và sẵn sàng hợp tác với kiểm toán độc lập, kiểm toán của khách hàng. Tài trợ, từ thiện phải có đề xuất bằng văn bản, được phê duyệt trước và hạch toán riêng. Hà Sơn không tài trợ hay tham gia bất kỳ hoạt động chính trị, đảng phái, chiến dịch bầu cử nào.
- Kênh tiếp nhận báo cáo vi phạm
Bất kỳ ai phát hiện hoặc nghi ngờ hành vi tham nhũng, hối lộ, hoặc xung đột lợi ích chưa được kê khai liên quan đến Hà Sơn xin báo cáo qua:
| Kênh | Thông tin liên hệ |
| Hotline báo cáo vi phạm | 0904 288 018 |
| Email Trưởng ban Tuân thủ | info@hason.vn |
- Có thể báo cáo nặc danh hoặc ghi tên. Không cần chứng minh vi phạm, chỉ cần có cơ sở hợp lý để nghi ngờ.
- Danh tính và nội dung báo cáo được bảo mật. Người trả đũa người báo cáo với thiện chí sẽ bị kỷ luật đến mức sa thải; báo cáo sai sự thật có chủ ý sẽ bị xử lý.
- Quy trình: xác nhận tiếp nhận trong 05 ngày làm việc → xác minh khách quan, người có xung đột lợi ích với vụ việc không tham gia → kết luận sơ bộ trong 30 ngày, lập biên bản, lưu hồ sơ → thông báo kết quả cho người báo cáo trong phạm vi bảo mật cho phép.
- Đào tạo, giám sát và xử lý vi phạm
Trưởng ban Tuân thủ báo cáo trực tiếp Ban Giám đốc, có đủ thẩm quyền giám sát, điều tra và xử lý. Nhân viên mới được đào tạo về phòng chống tham nhũng và quản lý xung đột lợi ích khi gia nhập, nhân viên hiện hữu được đào tạo lại hằng năm; đối tác quan trọng ký cam kết tuân thủ. Vi phạm được xử lý kỷ luật theo pháp luật lao động và Nội quy lao động, với hình thức cao nhất là sa thải; hành vi có dấu hiệu tội phạm được chuyển cơ quan chức năng; đối tác vi phạm bị chấm dứt hợp tác. Chính sách được rà soát định kỳ và thay thế các phiên bản trước.
